نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری شیز
نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری شیز
توضیحات محصول
امکان تعریف اطلاعات پایه در قالب جداول متعدد مانند :
- انواع نامه
- نوع طبقه بندی نامه ها
- اولویت نامه ها
- موضوع نامه ها
- نحوه ارسال نامه
- شکل نامه (اصل ،رونوشت کپی و ...)
- تعریف انواع کلمات و جملات جهت استفاده در سیستم و سرعت عمل در تایپ
- طبقه بندی پرونده های بایگانی با امکان تعریف میزان دسترسی کاربران به آنها
- معرفی شکل فیزیکی پرونده های بایگانی (زونکن و پوشه)
- امکان معرفی ظرفیت تعداد برگه های هر پرونده
- تعریف انواع وضعیت ارجاع (جهت اطلاع ، اقدام ، پیکیری و ...)
- تعریف مشخصات دریافت کنندگان و فرستندگان نامه های خارج از سازمان
- تعریف انواع دبیرخانه با امکان معرفی نوع شماره دهی به صورت متمرکز برای نامه های وارده و صادره یا مستقل
- معرفی نحوه دسترسی کاربران به دبیرخانه ها
- تعریف انواع پرونده های بایگانی بر اساس موضوع و شماره کلاسه
- ثبت مشخصات نامه های وارده و صادره شامل شماره ، تاریخ ، موضوع و شرح و ...
- امکان نگهداری تاریخ نامه ها به صورت شمسی و میلادی و تبدیل هر یک از آنها به یکدیگر
- نگهداری زمان (ساعت و تاریخ) و ثبت کننده و اقدام کننده نامه های وارده و صادره
- اختصاص شماره اندیکاتور بصورت دستی یا اتوماتیک
- معرفی انواع پیوستها و ضمائم نامه های وارده و صادره
- امکان ثبت رونوشتهای نامه های وارده و صادره
- ثبت پیرو و عطف نامه ها و ارتباط هر یک از آنها با یکدیگر
- اسکن تصاویر نامه و کلیه ضمائم آن و نگهداری در سیستم (تعداد صفحات اسکن نا محدود می باشد)
- ارجاع نامه ها به گیرنده یا گیرندگان مختلف در قالب سیستم کارتابل
- امکان مشاهده کلیه ارجاعات نامه در هر لحظه و اقدامات انجام شده بر روی آن
- نمایش تعداد روزهای باقی مانده جهت اقدام و پاسخ
- تایپ نامه های صادره با استفاده از نرم افزار Word از داخل سیستم و نگهداری آن در بانک اطلاعاتی سیستم
- نمایش اطلاعات نامه به صورت لیستی و فرمی
- انجام جستجو بر روی اطلاعات نامه های وارده و صادره با امکان پرس و جو های مختلف در کلیه فیلدهای اطلاعاتی نامه
- امکان تعریف کلید واژه برای نامه های وارده و صادره
- نمایش درختی موضوع و کلید واژه ها با امکان فیلتر آنها
- امکان ارسال نامه های صادره از طریق فاکس
- امکان تعریف مکاتبات داخلی بین واحدها
- ثبت مشخصات ثبت کننده مکاتبات داخلی
- امکان الحاق فایلهای Doc ، Txt ، Xls و گرافیکی به مکاتبات داخلی
- ارجاع مکاتبات داخلی به افراد و واحدهای مختلف از طریق سیستم کارتابل
